Röviden: akkor elég egy integráció, ha a meglévő rendszerek külön-külön jól működnek, és az egyetlen valódi probléma az, hogy nem adják át egymásnak az adatot.
Ha viszont valamelyik rendszerből funkciók hiányoznak, vagy a folyamatot már most Excelekkel kell kipótolni, akkor az integráció csak gyorsabbá teszi a kerülőutakat. Az első kérdés mindig az, hogy a rendszereknek van-e használható API-juk, mert a legtöbb terv ezen szokott elbukni.
Ha a rendszerek nem kommunikálnak egymással, valaki kézzel mozgatja az adatokat
Ez a helyzet gyakoribb, mint gondolnád. A cégnek van webshopja, van készletkezelője, van számlázója, sokszor CRM-je is. Mindegyikre fizet havidíjat. És közben valaki minden áldott nap átmásolja az adatokat az egyikből a másikba.
Nézzünk egy teljesen hétköznapi rendelési folyamatot. A vásárló lead egy rendelést a webshopban. Valaki megnézi, hogy stimmel-e. Rögzíti vagy leellenőrzi a készletkezelőben. Elkészül a számla. Aztán a CRM-ben is átállít valamit, hogy a kollégák lássák, hol tart az ügy.
Ha ezek a rendszerek össze vannak kötve, az adat magától végigmegy ezen az úton. Ha nincsenek összekötve, valakinek kézzel kell átvinnie az adatokat egyik rendszerből a másikba. Másol, ellenőriz, átír és státuszt módosít. És mivel ember, néha hibázik is. Nem figyelmetlenségből: aznap a nyolcvanadik rendelésnél senki nem tud ugyanolyan koncentrációval bepötyögni egy szállítási címet.
Mikor nem érdemes lecserélni a meglévő rendszert?
Van egy egyszerű teszt. Ha a kollégák ismerik a rendszert, ha az adatok rendben vannak benne, ha nem hiányolnak belőle semmit, és az egyetlen panasz az, hogy nem beszél a másikkal, akkor ne cseréld le.
Egy rendszercsere ugyanis nem csak a szoftver ára. Ott van az adatmigráció, a betanítás, a hetekig tartó bizonytalanság, meg az a rész, amikor kiderül, hogy az új rendszer valamit, amit a régi tudott, pont nem tud. Ehhez képest egy integráció jóval kisebb beavatkozás: a napi munka nagyjából ugyanaz marad, csak eltűnik belőle a másolgatás.
Mi köthető össze, és mi nem?
Elvileg majdnem bármi. A gyakorlatban azon múlik, hogy a rendszernek van-e API-ja, és az az API mit enged meg. Ez a projekt legfontosabb kérdése, és általában egy telefonhívásból kiderül.
Ezekre érdemes választ kapni, mielőtt bárki ajánlatot ad:
- Van egyáltalán API, és van hozzá dokumentáció?
- Csak olvasni enged, vagy írni is?
- Valós időben megy át az adat, vagy időzített szinkronnal?
- Vannak-e hívási limitek?
- Benne van az előfizetésben, vagy külön csomagot kell rá venni?
A magyar piacon elég gyakran az a válasz, hogy API nincs, viszont a rendszer tud éjszakánként egy CSV-t kirakni FTP-re. Ezzel is lehet dolgozni, csak akkor a napi szinkron a plafon, nem a valós idejű működés. Ezt jobb az elején tudni, mint a fejlesztés harmadik hetében.
Tipikus párosítások
- webshop és készletkezelő
- készletkezelő és számlázó
- webshop és CRM
- CRM és belső ügyviteli rendszer
- szervizrendszer és készletkezelő
- belső rendszer és futárszolgálat
- saját fejlesztésű szoftver és valamilyen külső szolgáltatás
Mit változtat ez a mindennapokban?
Beérkezik egy webshopos rendelés. A készlet magától változik. A rendelés megjelenik a belső rendszerben, a raktár látja, mit kell összekészíteni. A megfelelő ponton elkészül a számla. A CRM-ben frissül az ügyfél adatlapja.
Senki nem írta be ugyanazt az adatot háromszor, és nincs az a fél óra reggelente, amikor valaki átnézi, hogy tegnap minden átment-e.
Mikor nem elég az integráció?
Akkor, ha nem az adatátadással van a baj, hanem magával a rendszerrel. Erre elég jó jelek:
- folyamatosan hiányoznak funkciók, és mindenki tudja, melyikek
- a folyamatot már most Excelekkel kell körbetámasztani
- a rendszer annyira máshogy gondolkodik, mint a cég, hogy mindenki fejben fordítgat
- két kolléga kétféleképpen csinálja ugyanazt, mert a rendszer semmit nem kényszerít ki
Ilyenkor az integráció csak újabb kerülőutakat épít a régiek mellé, és néhány hónap múlva ott tartasz, hogy már az integrációt is kézzel kell korrigálni.
Ha a webshopban háromféleképpen szerepel ugyanannak a cégnek a neve, akkor holnaptól a CRM-ben is háromféleképpen fog, csak automatikusan. Az adattisztítás nem az integráció után jön, hanem előtte.
Az integráció sem „beállítom és kész”
Ez a rész szokott kimaradni az ajánlatokból. Az összekötésnek van havi költsége és van karbantartási igénye. A rendszerek frissülnek, az API-k változnak, a szolgáltató átalakít valamit, és egy reggel a szinkron nem megy. Ez nem elméleti kockázat, hanem évente egy-két alkalommal bekövetkező üzemszerű esemény.
Ezért érdemes rákérdezni, hogy ki figyeli a működést, kap-e valaki riasztást, ha elakad egy szinkron, és mi történik a közben megrekedt tételekkel. Egy integráció, ami csendben leáll, rosszabb, mint a kézi munka, mert napokig senki nem veszi észre.
Nálunk hogyan néz ki ez?
A Készlet.app több folyamatot tud egy helyen kezelni: készletet, raktárakat, rendeléseket, webshopot, külső webshopkapcsolatot, számlázási folyamatokat és CRM-funkciókat.
Ettől függetlenül, ha egy cégnek már van jól működő webshopja vagy ügyviteli rendszere, azt nem feltétlenül kell lecserélni. Sok esetben az a jobb út, hogy összekötjük vele. Nem attól lesz jobb egy cég működése, hogy modernebb rendszert vezet be, hanem attól, hogy megszűnik a felesleges kézi munka. Ehhez néha elég annyi, hogy a meglévő szoftverek végre beszélni kezdenek egymással.
Amit egy integráció előtt érdemes tisztázni
Mennyibe kerül egy integráció?
Attól függ, hány rendszert érint, hány irányba megy az adat, és mennyi kivételt kell kezelni. Egy egyszerű, egyirányú összekötés jellemzően pár százezer forintos nagyságrend, egy több rendszert érintő, kétirányú szinkron már milliós. A havi üzemeltetési díjat mindkét esetben kérdezd meg külön.
Mennyi idő, amíg elkészül?
Egy egyszerű összekötés általában néhány hét. A csúszást szinte mindig nem a fejlesztés okozza, hanem az, hogy kiderül: az egyik rendszer API-ja nem azt tudja, amit gondoltunk, vagy a hozzáférést a szolgáltatónál kell külön igényelni.
Mi van, ha az egyik rendszernek nincs API-ja?
Ilyenkor marad a fájlalapú megoldás, például CSV- vagy XML-export-import. Ez működik, csak lassabb és sérülékenyebb. Ha ez sem elérhető, akkor az adott rendszer előbb-utóbb tényleg cserére szorul.
Elveszhet adat integráció közben?
Jól megépítve nem, mert az elakadt tételek egy hibalistára kerülnek, nem a semmibe. Épp ezért fontos, hogy legyen naplózás és riasztás. Ha ezekről nincs szó az ajánlatban, kérdezz rá.
