Röviden: az automatizálás megtérülését úgy számolod ki, hogy megméred, mennyi munkaóra megy el jelenleg a folyamatra, ezt beszorzod egy munkaóra teljes vállalati költségével, levonod belőle az automatizálás után is megmaradó munkát és az üzemeltetési díjat, majd a maradékot összeveted a fejlesztés egyszeri költségével.
A legfontosabb kérdés viszont nem a képlet, hanem az, hogy a felszabaduló idő valóban kikerül-e a költségeidből, vagy „csak” más munkára fordítódik. A kettő nem ugyanaz a megtérülés.
Kétféle megtérülés létezik, és ez nem mindegy
A legtöbb automatizálásos számítás itt bukik el. Kiszámolják a megtakarított munkaórákat, felszorozzák egy óradíjjal, és az eredményt megtakarított pénzként mutatják be. A valóságban ez két különböző dolog lehet.
Készpénz-megtakarítás
A felszabaduló idő ténylegesen kikerül a költségeidből: nem veszed fel a következő adminisztrátort, megszűnik a túlóra, csökken egy kolléga óraszáma, vagy nem kell kiszervezned egy feladatot.
Kapacitásfelszabadítás
A létszám ugyanaz marad, de a felszabaduló órák másik feladatra kerülnek. A megtérülést ilyenkor az adja, amit az új feladat termel, nem a korábbi óraköltség.
Van egy harmadik eset is, amit ritkán mondanak ki: ha a felszabaduló idő egyszerűen szétfolyik, és sem költség nem csökken, sem új értékteremtés nem kerül a helyére, akkor pénzügyi megtérülés nincs. Marad a kevesebb hiba és a kisebb frusztráció, ami önmagában is lehet elég ok, de ezt érdemes tudatosan vállalni, nem megtérülésnek nevezni.
Mielőtt tehát számolni kezdesz, döntsd el, melyik esetről van szó nálad.
Első lépés: mennyi idő megy el most a folyamatra?
Vegyünk egy egyszerű példát. Egy cég naponta 80 rendelést dolgoz fel, és egy rendelés kézi rögzítése, továbbítása átlagosan 2 percet vesz igénybe.
- 80 rendelés × 2 perc = 160 perc naponta (2 óra 40 perc)
- 160 perc × 20 munkanap = 3 200 perc havonta
- 3 200 perc ÷ 60 = 53 munkaóra havonta
- Éves szinten ez 640 munkaóra
Ez a szám önmagában is szokott meglepetést okozni. Egy kétperces feladatból, ami naponta nyolcvanszor lefut, éves szinten négy hónapnyi teljes munkaidő lesz.
Második lépés: mennyibe kerül egy munkaóra a cégnek?
Itt ne a nettó fizetéssel számolj. Egy munkatársnak van teljes vállalati költsége: bruttó bér, járulékok, eszközök, szoftverlicencek és iroda.
A példában legyen ez 3 000 Ft óránként. Havi 168 munkaórával ez körülbelül 504 000 Ft teljes havi költséget jelent, ami nagyjából 445 000 Ft bruttó bérnek felel meg.
- 53 óra × 3 000 Ft = 160 000 Ft havonta
- Éves szinten: 1 920 000 Ft
Vagyis ebben a példában egyetlen folyamat közel kétmillió forintnyi munkaidőt köt le évente.
Harmadik lépés: mennyi munka marad az automatizálás után?
Nem minden automatizálás jelent nulla munkát. A kivételeket kezelni kell, az adatokat ellenőrizni, a hibás rekordokat javítani. Tegyük fel, hogy a korábbi 53 órából havi 8 óra ellenőrzés marad:
- 53 óra − 8 óra = 45 óra megtakarítás havonta
- 45 óra × 3 000 Ft = 135 000 Ft havonta
- Éves szinten: 1 620 000 Ft
Ha a számításodban az szerepel, hogy nulla munka marad, akkor a számítás rossz.
Negyedik lépés: mennyibe kerül a megoldás teljes költségen?
A leggyakoribb hiba, hogy csak a fejlesztés árával számolnak. Az automatizálásnak folyamatos költsége is van:
- integrációs vagy automatizálási platform havidíja
- API- és tokenköltségek
- hosting és tárhely
- karbantartás, valamint a webshop, az ERP vagy a számlázó frissítése utáni igazítás
A példában legyen a fejlesztés 1 200 000 Ft egyszeri, az üzemeltetés pedig 25 000 Ft havonta.
- 135 000 Ft − 25 000 Ft = 110 000 Ft havonta
- Éves szinten: 1 320 000 Ft
Ötödik lépés: mikor térül meg?
Ez viszont az éles indulástól számít. A megtakarítás nem az aláírás napján kezdődik: a fejlesztés átfutása legyen 2 hónap, plusz egy hónap párhuzamos futtatás, amíg a régi és az új folyamat együtt megy.
Az aláírástól számítva tehát reálisan 14 hónap a teljes megtérülés. A második évtől viszont már évi 1 320 000 Ft tiszta eredményről beszélünk, és ez az összeg minden további évben ismétlődik.
Ha valaki hat hónapos megtérülést ígér, kérdezd meg, hogy az üzemeltetési költséggel és a bevezetés átfutásával számolt-e.
Mit nem mutat meg ez a számítás?
A kézi folyamatoknak van olyan költsége is, amit nehéz forintosítani, de valós:
- rosszul rögzített rendelés és az ebből eredő reklamáció
- pontatlan készlet, ami miatt olyat adsz el, ami nincs
- hibás számla és a javítás adminisztrációja
- elfelejtett visszahívás és elveszett ügyfél
- későn feldolgozott rendelés és a csúszó szállítás
- rossz ügyféladat, ami később mindenhol továbbgyűrűzik
Ezek nem kerülnek bele a képletbe, de sok cégnél ezek a nagyobb tételek. Ha van adatod arról, hogy havonta hány hibás rendelés vagy hibás számla keletkezik, és mennyibe kerül egy ilyen eset kijavítása, tedd bele a számításba.
Melyik folyamattal érdemes kezdeni?
Általában nem a leglátványosabbal. A legjobb célpont többnyire egy unalmas, egyszerű, sokszor ismétlődő folyamat:
- rendelések rögzítése
- számlaadatok átadása a könyvelés felé
- készletfrissítés a rendszerek között
- ügyféladatok szinkronizálása
- státuszok frissítése
- visszatérő riportok összeállítása
Ha egy apró feladat naponta százszor történik meg, abból könnyen nagyobb megtakarítás lesz, mint egy bonyolult, havonta egyszer lefutó folyamatból. A gyakoriság többet számít, mint a feladat összetettsége.
Hogyan állj neki?
Először ne fejlesztési ajánlatot kérj, hanem írd le a folyamatot. Ehhez öt kérdésre kell válaszolnod:
- Hányszor történik meg egy nap?
- Hány ember dolgozik vele?
- Mennyi idő egy alkalom?
- Milyen hibák fordulnak elő, és milyen gyakran?
- Melyik rendszerből melyik rendszerbe kerül az adat?
Ezekből már elég jól látszik, hogy van-e egyáltalán értelme automatizálni. Ha az öt kérdésből háromra nem tudsz válaszolni, akkor még korai az ajánlatkérés: előbb egy-két hétig mérni kell.
Nem mindig egyedi fejlesztés kell
Ha a probléma készlet, rendelés, webshop, számlázás vagy ügyfélkezelés körül van, előbb nézd meg, mennyit fed le belőle egy meglévő rendszer. Néha elég egy integráció két meglévő szoftver között. Néha egy kisebb automatizálás. Néha egy kész rendszer, például raktár- és készletkezelésre a Készlet.app.
A jó megoldás az, amelyik a lehető legkevesebb fejlesztéssel szünteti meg a legtöbb felesleges munkát. Egy kész rendszer megtérülési számítása ráadásul sokkal egyszerűbb, mert nincs benne egyszeri fejlesztési költség, csak havidíj.
Amit a számítás előtt érdemes tisztázni
Mennyi idő alatt térül meg egy automatizálás?
Reálisan 8–18 hónap az aláírástól számítva, ha az üzemeltetési költséggel és a bevezetés átfutásával is számolsz. A napi sokszor ismétlődő, egyszerű folyamatok a rövidebb, az összetett, ritkán futó folyamatok a hosszabb vég felé esnek.
Mekkora cégnek éri meg automatizálni?
Ez nem cégméret kérdése, hanem ismétlődésé. Egy háromfős cégnél is megéri, ha van egy feladat, ami naponta több tucatszor lefut. Egy ötvenfős cégnél sem éri meg, ha a folyamat havonta egyszer, tíz percben megvan.
Mi van, ha nem csökken a létszám?
Akkor kapacitásfelszabadításról van szó, nem költségcsökkentésről. Ilyenkor a megtérülést az adja, hogy a felszabaduló órák milyen munkára kerülnek át. Érdemes ezt előre eldönteni, nem utólag.
Kell hozzá egyedi fejlesztés?
Gyakran nem. Sok esetben elég két meglévő rendszer összekötése, vagy egy kész szoftver bevezetése. Egyedi fejlesztés akkor indokolt, ha a folyamat tényleg egyedi, vagy ha a kész megoldások csak részben fedik le.
